Ein Gastartikel von Denise Vorraber

Alle Projekte in denen ich aktuell involviert bin – wobei in den nĂ€chsten Monaten wahrscheinlich drei neue Sachen dazu kommen:

  • Ideentriebwerk Operations Management & Community Management
    • Startup Organisation

Hier auch ein Disclaimer: Ich kann nur an so vielen Projekten/Organisationen arbeiten, weil ich eine starke Leidenschaft und Spaß fĂŒr alles habe. Dann spĂŒrt man die Arbeit nĂ€mlich nicht. Mir wurden auch schon Jobs/Projekte angeboten die viel Geld versprachen, wo  ich aber keine Leidenschaft dafĂŒr aufgebracht habe und auch keinen Spaß gehabt hĂ€tte, daher konnte ich mich nicht mal zwingen die Arbeit zu vervollstĂ€ndigen.

Hier ist z.B. ein Screenshot von einer zufÀlligen Woche im Februar.

Screenshot einer typischen Kalender Woche

Die Tage fingen hier meist um 5 Uhr mit aufstehen an, da um 6:30 schon der Zug nach Wien anstand.
Dinge die einem direkt auffallen hier:

  • ja, er ist gepackt voll, aber wie man sieht, sind sehr oft grĂ¶ĂŸere Blöcke dabei (Time-Blocking)
  • es sind verschiedene Farben vorhanden, die verschiedene Projekte widerspiegeln (Color Coding)
  • es sind wiederkehrende Termine drin (Routinen)

TIME – BLOCKING:

Eines der essentiellsten Methoden die ich verfolge ist, time-blocking. Das heißt, du blockierst zu gewissen Uhrzeiten, Tagen deinen Kalender um gewisse Tasks abzuarbeiten, und da darf dann nichts reingeplant werden. Z.B. verwende ich das um E Mails, Calls abzuarbeiten. Weil es ist einfacher 5 Telefonate an einem StĂŒck zu machen, als sie auf den Tag aufzuteilen, dann bist du schon im Flow und kannst gleich mehrere machen. Das gleiche gilt fĂŒr Mails. Ihr kennt das sicher das ununterbrochen Mails reinrattern, und euch das immer wieder aus dem Konzept bringt. Versucht mal eure Mail App zu schließen und nur an gewissen Time-Blocks reinzuschauen und die Mails dann gleich an einem StĂŒck zu beantworten. Geht viel schneller und du kannst am restlichen Tag fokussierter Arbeiten oder man sammelt z.B. alle Meetings fĂŒr Mittwoch, sodass man die restliche Woche keine Meetings mehr hat oder man plant jeden Montag einen Content Creation Day ein und lĂ€sst keine Meetings oder Sonstiges zu.

đŸ”„ Actionable Step right now: gehe jetzt in deinen Kalender und blockiere dir gewisse Zeiten fĂŒr gewisse Tasks

COLOR CODING:

Eines der Game-Changer war auch Color Coding. Denn wenn man an so vielen verschiedenen Organisationen arbeitet, und alle Tasks von den verschiedenen Organisationen die gleiche Farbe im Kalender haben, hast du keine Übersicht mehr.

đŸ”„ Deshalb: wenn du mehr als 1 Projekt am Start hast (was ich denke, sonst wĂŒrdest du diesen Beitrag nicht lesen haha), dann gehe in deinen Kalender und ĂŒberlege dir eine Farbe die dazu passt (ich nehm meistens die Corporate Identity Farbe (die Farbe des Logos z.B. von der Organisation) – und Ă€ndere die Farbe auch nicht wöchentlich, sonst kommst du komplett durcheinander.

Disclaimer: nicht alle 10 Organisationen brauchen stĂ€ndig die gleiche Aufmerksamkeit. Es gibt Tage da greife ich eine Organisation gar nicht an. Es gibt Tage da mache ich ĂŒberall was. Je nachdem was gerade ansteht und wo meine Attention benötigt wird. 

work smart, not hard 😛

ROUTINEN:

Mit Routinen arbeitet man einfach viel entspannter, weil wiederkehrende Meetings, Todos einfach schon fix in meinem Kalender eingetragen und blockiert sind.

Das sind zB.

  • jeden Montag Konkurrenz Check
  • jeden Abend vorplanen fĂŒr den nĂ€chsten Tag
  • E-mail Boxen leeren am Abend
  • Tasks, die ich am Ersten des Monats machen muss, immer fix eintragen
  • Tasks, die ich Sonntagabend erlegt haben will (review my week and plan ahead)
  • etc.

đŸ”„ Actionable step: Gehe in deinen Kalender und schau dir deine Taks/Meetings an, welche wiederholen sich eigentlich ziemlich oft? Dann gehe in das Meeting rein und gebe es auf “wiederkehrend” und fertig. Du vergisst nie wieder darauf.

TRICKS:

  • alles was weniger als 3 Minuten benötigt, mach es sofort
  • sortiere deine E-mails in verschiedene Ordner
    • Urgent
    • Projekt A
    • Info
    • Follow up
  • schreib immer sofort alles in deinen Kalender, auch wenn es Monate entfernt ist

🧰 TOOLS:

  • google calendar
    • kompletter life-saver fĂŒr mich, es steht mein ganzes Leben im Kalender, ich wĂ€re komplett aufgeschmissen ohne dieses Tool haha
  • calendly
    • um eine einfache Termin-Koordination zu ermöglichen. Verbinde calendly mit deinen Google Kalender und lass die Person gegenĂŒber einen Termin auswĂ€hlen ohne 15 E-mails hin und her zu senden.
  • todoist
    • auch ein mega Tool um verschiedene Projekte zu koordinieren. Vor allem kann man hier auch perfekt im Team zusammenarbeiten.

AAAAAAABER:

  1. Mein Kalender schaut nicht jede Woche so aus. Es gibt auch Tage, da plane ich mir gezielt weniger ein.
  2. Ich hatte schon genug Tage, wo ich alles schön vorgeplant hab, und dann einfach nichts gemacht hab und im Bett lag und Netflix sĂŒchtelte.
  3. Ich als Person kann am besten arbeiten, wenn ich viel zu tun habe und wenn ich Stress habe – da funktioniere ich am besten – man sollte immer auf sich selber schauen, was man braucht, also welche Umgebung man braucht.
  4. Nur weil ich das so mache, heißt das nicht das das das einzige richtige ist – versucht verschiedene Systeme aus und hoffentlich findet ihr eure Methode 🙂

“People Overestimate What They Can Do in a Day and Underestimate What They Can Do in a Year.”

Bei Fragen steh ich natĂŒrlich gern bereit:

Insta | Linkedin | Facebook | Website

Mit Denise gibt es ĂŒbrigens sogar gleich zwei Episoden von Lunch Break Stories 😉 Wenn du mehr ĂŒber Denise hören möchtest, dann schau HIER vorbei. Willst du wissen wie man einen perfekten Pitch macht, dann höre HIER mal rein. Viel Spaß und gute Learnings!

Denise Vorraber

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.